Un logiciel de comptabilité a diverses fonctionnalités pour la gestion financière d'une entreprise. Il permet la saisie et l'enregistrement des écritures comptables dans différents journaux (trésorerie, achats, ventes, etc.), la gestion des comptes généraux et auxiliaires avec possibilité de modification et de création de comptes, le rapprochement bancaire automatique, la génération des états financiers comme le bilan et le compte de résultat. D'autres fonctions utiles sont la gestion des stocks et de la production, la facturation et le suivi des devis et commandes, ainsi que la gestion de la paie et des ressources humaines pour les logiciels plus complets. Un bon logiciel de comptabilité doit également être conforme à la réglementation fiscale en vigueur et avoir des possibilités d'import/export de données avec d'autres applications.
Gestion des tiers (clients, fournisseurs, salariés) : tenue des comptes, lettrage et rapprochement bancaire, relances et courriers aux tiers et édition des balances âgées
La gestion efficace des tiers que sont les clients, fournisseurs et salariés est importante pour la santé financière d'une entreprise. C'est pourquoi un bon logiciel de comptabilité propose des fonctionnalités dédiées et puissantes pour gérer au mieux les relations avec ces tiers. Tout d'abord, il permet la tenue rigoureuse et détaillée des comptes de chaque tiers, avec un suivi précis de toutes les transactions comme les factures, avoirs, règlements, notes de frais, etc. Le lettrage automatique des comptes est un gain de temps considérable puisqu'il associe d'un simple clic les règlements aux factures correspondantes, facilitant grandement les rapprochements bancaires.
Pour les clients, le logiciel génère des relances automatiques en cas de retard de paiement, permettant d'éditer facilement des courriers de relance personnalisés selon les besoins. Les balances âgées des comptes clients peuvent être éditées à tout moment pour analyser finement les créances en cours et prendre les mesures adéquates. Du côté fournisseurs, la balance âgée permet de visualiser les dettes à payer et de planifier la trésorerie en conséquence.
Concernant les salariés, de nombreux logiciels intègrent désormais un module complet de gestion de la paie et des ressources humaines. Celui-ci permet d'éditer les bulletins de paie, les déclarations sociales obligatoires auprès des organismes, mais aussi de gérer les plannings, les congés, la formation, etc. Ainsi, disposer d'un outil performant pour la gestion complète des tiers est un atout majeur pour le contrôle de la trésorerie, le suivi des créances et dettes, le respect des obligations légales et fiscales, et in fine la rentabilité de l'entreprise. Pour une gestion optimale, furious-squad.com propose des solutions adaptées à chaque entreprise.
La gestion comptable générale : paramétrage du plan comptable et des journaux, saisie des écritures comptables, gestion des comptes d'abonnement, clôture et archivage des exercices
Au cœur d'un logiciel de comptabilité se trouve la gestion de la comptabilité générale, qui constitue la colonne vertébrale de l'outil. Dès la mise en place, le paramétrage du plan comptable est nécessaire pour définir la nomenclature des comptes généraux et auxiliaires adaptée à l'activité de l'entreprise. La création des différents journaux comptables (ventes, achats, banque, OD, etc.) permet ensuite d'organiser la saisie des écritures selon leur nature. La saisie des écritures comptables est grandement facilitée par des modèles d'écritures prédéfinis, des fonctions de calcul et de contrôle automatiques.
Le logiciel gère également les comptes d'abonnement pour le suivi des charges et produits récurrents comme les loyers, abonnements divers, etc. À la clôture de chaque exercice comptable, le logiciel effectue les traitements de clôture réglementaires (extournes, calculs d'amortissements, provisions, etc.) et permet d'archiver définitivement l'exercice clos tout en conservant un accès aux données archivées. Les éditions réglementaires comme le bilan, compte de résultat, balances sont bien entendu disponibles.
La puissance et la fiabilité de la gestion comptable générale sont des critères déterminants pour choisir un logiciel de comptabilité performant, sécurisé et conforme à la réglementation en vigueur. C'est le socle qui permet ensuite d'exploiter pleinement les autres modules de gestion commerciale, financière, analytique, etc.
Édition des états comptables et financiers de l'entreprise : comptes, paramétrage des éditions par compte ou période, fichier des écritures comptables et respect de la réglementation fiscale
L'outil informatique s'impose comme un acteur incontournable dans la gestion financière d'une entreprise. Sa fonction première est d'éditer des comptes annuels, véritable reflet de la santé financière de l'entreprise. Une édition précise s'avère indispensable pour une vision claire et fiable des performances économiques.
Éditer les états comptables avec le logiciel de comptabilité : comptes de résultats provisoires, balances comptables, grands livres
Un bon logiciel de comptabilité permet d'éditer facilement les différents états comptables obligatoires et indispensables au suivi de l'activité. On peut ainsi générer à tout moment des comptes de résultat provisoires pour analyser la performance en cours d'exercice. Les balances comptables générales et auxiliaires récapitulent les mouvements de chaque compte sur une période donnée. Les grands livres détaillent quant à eux toutes les écritures comptables passées, journal par journal. Ces différents états constituent des outils précieux de pilotage pour le dirigeant et le comptable. Le logiciel permet bien sûr aussi l'édition des liasses fiscales complètes en fin d'exercice comme le bilan, le compte de résultat définitif, l'annexe, etc. Autant de documents essentiels pour la clôture des comptes et le dépôt des déclarations réglementaires.
Générer le fichier des écritures comptables (FEC) : produire un fichier des écritures comptables regroupant l’ensemble des enregistrements effectués dans le système comptable en cas de vérification par l'administration fiscale
Tout logiciel de comptabilité digne de ce nom doit permettre de générer le fichier des écritures comptables (FEC). Ce fichier informatique normalisé regroupe l'intégralité des écritures comptables enregistrées dans le système au cours d'un exercice. Il peut être demandé par l'administration fiscale dans le cadre d'un contrôle fiscal afin de vérifier la concordance entre la comptabilité de l'entreprise et les déclarations fiscales déposées. La production du FEC est donc obligatoire pour toute entreprise soumise à un régime réel d'imposition. Les logiciels actuels intègrent généralement une fonctionnalité dédiée pour extraire aisément le FEC dans le format requis, prêt à être transmis aux autorités compétentes. C'est un gage de transparence comptable et de conformité aux obligations légales.
Assurer la conformité à la réglementation fiscale : le respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivages des données comptables
Pour être pleinement fiable et conforme à la loi, un logiciel de comptabilité se doit de respecter des conditions strictes en matière d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données comptables. L'inaltérabilité des écritures garantit qu'aucune modification ou suppression n'est possible une fois validées. La sécurisation passe par des mesures de contrôle d'accès, de traçabilité et de sauvegarde régulière. La conservation des données doit être assurée pendant les délais légaux en vigueur. Enfin, l'archivage électronique des pièces comptables et des journaux clôturés doit se faire dans un format pérenne et interopérable. Seul un logiciel respectant l'ensemble de ces exigences peut être considéré comme une comptabilité informatisée à part entière, dont la valeur probante n'est pas remise en cause en cas de contrôle fiscal. La conformité réglementaire est donc un critère incontournable pour choisir sa solution de gestion comptable.